La co-création permet à Welch Allyn d'optimiser ses activités numériques

Les défis de Welch Allyn

Le processus de requête et d’enregistrement de nouveaux produits était source de complication, de confusion et de frustration chez Welch Allyn. Les équipes marketing locales soumettaient leurs requêtes d’ajout de nouveaux articles auprès du siège social aux États-Unis dans divers formats et parfois sans plan commercial solide. Certains prérequis locaux manquaient souvent (besoins en traduction ou normes médicales notamment). Les bureaux d’enregistrement chargés des démarches juridiques et administratives pour les nouveaux produits dans chaque pays se trouvaient alors submergés de travail. Les délais d’enregistrement étaient trop longs et les demandes ne respectaient pas la législation locale. Pour y remédier, Welch Allyn était à la recherche d’une application capable de gérer la soumission de requêtes de nouveaux produits, accessible aux équipes internationales et adaptée à leurs besoins précis.

Autre processus problématique pour l’entreprise : la résiliation d’accès utilisateur. Lorsqu’un employé quitte l’organisation, l’accès aux systèmes et aux ressources doit être révoqué le plus rapidement possible. Ce processus était auparavant géré avec Lotus Notes, mais il présentait des goulots d’étranglement et devait impérativement être optimisé.

Les solutions proposées par RunMyProcess

En une semaine seulement, RunMyProcess a mis au point une application d’enregistrement de produits pour assurer à Welch Allyn un workflow plus précis. Les équipes marketing peuvent désormais suivre une procédure officielle en remplissant des formulaires et documents à faire valider avant de pouvoir soumettre la requête au bureau d’enregistrement. À la clé : un nombre de demandes mal documentées fortement réduit. La solution intégrant G Suite, les utilisateurs peuvent y accéder via leurs comptes Google depuis tout terminal et en tout lieu. La transparence du processus a permis une réelle amélioration de la communication entre l’équipe marketing et le reste de l’entreprise.

La rapidité, la précision et la transparence de la résiliation d’accès ont elles aussi été largement optimisées grâce à la mise en place d’une nouvelle application avec RunMyProcess DigitalSuite. Les requêtes de résiliation créées par le département RH déclenchent des tickets et notifications auprès des services et responsables concernés. L’accès aux systèmes est ainsi révoqué sans délai, et les outils d’entreprise tels que les téléphones, les comptes de messagerie et les ordinateurs portables peuvent être rendus à temps.

La réussite de ces premiers projets a encouragé Welch Allyn à employer RunMyProcess dans d’autres domaines ; des RH aux ventes et au marketing, en passant par les achats, les finances et la logistique. Aujourd’hui, les applications RunMyProcess DigitalSuite sont utilisées par plus de 1 500 employés.