Semana Económica – Étude de cas | Fujitsu RunMyProcess

La revue économique Semana Económica optimise son processus de publication d’articles de manière significative

Fujitsu RunMyProcess a aidé Semana Económica à réduire son processus administratif de 50%.

Les défis de Semana Económica

À l’issue d’une série de recrutements supplémentaires et face à des délais stricts, la revue Semana Económica peinait à gérer son cycle de publication sans compromettre la qualité de ses contenus.

L’intégralité des étapes de publication, de la révision à la relecture finale, était réalisée manuellement sur document Word. En générant de multiples versions du même article, ce processus inefficace portait à confusion et rendait difficile l’identification de la version finale. Les images étaient également partagées individuellement, ce qui compliquait encore la gestion du processus. Autre problème : l’impossibilité d’accéder aux articles depuis un seul point central. À tout cela venaient s’ajouter des goulots d’étranglement liés au manque de transparence et à l’absence de rappels pour les étapes de validation : les réviseurs devaient souvent attendre que le contributeur précédent ait terminé, et avaient peu de visibilité sur la progression de l’article.

En 2013, dans le cadre de sa recherche d’une solution automatisée, Semana Económica a contacté Cloudware360, le leader des revendeurs de Google Apps au Pérou. Ce dernier a recommandé les services de Fujitsu RunMyProcess pour leur intégration Google Apps et leurs fonctionnalités de signalisation.

Les solutions proposées par Fujitsu RunMyProcess

RunMyProcess DigitalSuite a permis à Semana Económica d’automatiser son workflow de publication d’articles, et d’améliorer ainsi la rapidité et la transparence du processus. En 11 mois, la revue a publié 36 numéros avec plus de 50 articles chacun. L’efficacité générée par le nouveau système a permis de gagner plus de 200 heures hebdomadaires auparavant dédiées à la révision des textes. Grâce à cette solution automatisée, l’équipe de la rédaction connaît exactement le statut de chaque article et peut ainsi éviter les goulots d’étranglement.

L’application est très appréciée pour sa simplification de la gestion et de la révision des articles. Autre fonctionnalité populaire, l’intégration avec Google Apps assurant un accès à l’application simple et sécurisé tout en fournissant un lieu de stockage unique pour tous les documents. Elle permet également de gérer les différents droits d’accès des divers contributeurs ainsi que l’historique des modifications.

L’équipe bénéficie maintenant de renseignements approfondis sur le cycle de publication et d’une réelle visibilité sur le nombre d’articles publiés, en cours d’approbation ou de révision. Les rapports ainsi générés incluent un historique des corrections et des commentaires pour un meilleur suivi de toutes les modifications. La rédaction est donc à même de remarquer les problèmes récurrents et de mesurer l’efficacité.

Semana Económica a agrandi le champ de l’application pour y inclure le processus de publication d’un nouveau magazine bimensuel, Perú Economico. Le journal continue en outre sa collaboration avec Cloudware360 pour faire évoluer l’application régulièrement en y ajoutant de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités.

Contexte

Semana Económica est la principale revue économique du Pérou. Depuis sa création en 1985, cette publication hebdomadaire fournit des rapports et analyses économiques aux cadres dirigeants et propriétaires d’entreprise, qui génèrent environ 45 % du PIB du pays.

« Avant, il nous fallait au moins huit heures pour recevoir toutes les révisions, modifications et commentaires pour un article. Maintenant, on est passé à quatre heures en moyenne, soit un gain de 200 heures chaque semaine. »
Mario Rosales
Responsable des opérations et de la technologie, Semana Económica

Résultats observés

  • Accès facile et sécurisé à l’application
  • Informations centralisées via l’intégration avec Google Apps
  • Rapidité, transparence, partage de connaissances et productivité accrus
  • Gain de temps d’environ 50%
  • Diminution des délais de la publication Web de 3 heures à 30 minutes

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