Modern Office Methods optimise ses activités sur divers fronts
Spécialiste en matériel bureautique professionnel, Modern Office Methods a utilisé RunMyProcess DigitalSuite pour développer rapidement des applications en vue d’optimiser et d’automatiser ses processus de gestion des dépenses, de suivi des opportunités commerciales et d’opérations de crédit-bail. Résultat ? Une efficacité décuplée sur plusieurs champs.
Les défis de Modern Office Methods
Soucieux de réduire ses coûts de matériel et d’administration informatiques et de gagner en flexibilité dans son déploiement de solutions logicielles, Modern Office Methods (MOM) souhaitait réaliser une migration de ses opérations vers le cloud. L’entreprise désirait de plus éliminer des processus manuels à la fois laborieux, chronophages et propices aux erreurs, notamment dans l’objectif d’optimiser trois aspects de ses activités : les opportunités de vente, la gestion des dépenses et les opérations de crédit-bail. Au cours de sa recherche d’une solution offrant des connecteurs d’applications cloud pré-développés, le responsable du développement informatique de MOM Dave Bandy a découvert la plateforme cloud RunMyProcess DigitalSuite. Sa flexibilité et ses besoins minimes en code l’ont tout de suite séduit.
Les solutions proposées par RunMyProcess
La première solution développée à l’aide de RunMyProcess DigitalSuite était dédiée au suivi des opportunités commerciales. En quelques semaines seulement, MOM a créé des tableaux de bords intuitifs et personnalisés pour chacun de ses techniciens de service. Ils peuvent y consulter leurs opportunités et la progression de celles-ci depuis leurs appareils mobiles.
Pour améliorer son processus de gestion des dépenses, l’entreprise a mis au point un nouveau formulaire de remboursement en ligne qui permet de compiler automatiquement les reçus et informations connexes, mais aussi de transmettre les requêtes aux responsables de leur vérification et validation.
En matière d’opérations de crédit-bail, une solution d’automatisation conçue pour simplifier considérablement le processus a pu être mise en place en trois semaines seulement. Les demandes de crédit peuvent désormais être soumises et traitées en 5 à 10 minutes plutôt que plusieurs heures.
Contexte
Société familiale créée en 1957, Modern Office Methods compte plus de 220 employés et offre une vaste gamme de produits d’automatisation bureautique et de services gérés d’impression pour les équipements Canon, Ricoh/Lanier et HP. Sise à Cincinnati, dans l’Ohio (États-Unis), elle dispose également de filiales à Dayton et Columbus. MOM emploie environ 50 techniciens de service et 60 représentants commerciaux mobiles.
Résultats observés
- Solutions entièrement automatisées pour optimiser les processus
- Workflows hébergés dans le cloud améliorant la flexibilité
- Meilleure coordination entre les équipes de vente et de service
- Élimination des tâches administratives
- Demandes de crédit traitées plus rapidement, passant de plusieurs heures à quelques minutes