Itaú Cultural améliore son processus de validation des contrats juridiques
La gestion des contrats de la fondation artistique brésilienne Itaú Cultural atteint de nouveaux sommets en termes de transparence, de contrôle et de rapidité.
Les défis d’Itaú Cultural
Itaú Cultural était chargé de la création et la gestion de plus de 1 200 contrats juridiques pour des prestations artistiques et commerciales à l’auditorium Ibirapuera. Cette tâche était compliquée par un système décentralisé et un certain manque de contrôle des informations stockées dans les boîtes mail des employés et des dossiers de documents personnels sur le serveur de l’organisation. L’accès aux données s’avérait ainsi difficile, notamment à la suite du départ d’un employé.
Itaú Cultural nécessitait une application de workflow abordable, flexible et facile à utiliser pour améliorer sa gestion des contrats, mais aussi pour assurer sa conformité à de strictes exigences en matière de protection des données imposées par sa société mère, Itaú Bank.
Les solutions proposées par RunMyProcess
Itaú Cultural a fait appel à Dedalus, l’un des plus grands revendeurs de solutions cloud au Brésil, qui lui a suggéré RunMyProcess en raison de son caractère adaptable et flexible.
Après avoir été formé par l’équipe d’assistance de Dedalus, Daniel Lourenço, analyste juridique chez Itaú Cultural, a développé une solution de gestion des contrats et d’archivage. L’application mise au point est ainsi capable de gérer l’ensemble du processus, de la création du contrat à son archivage, en passant par les diverses étapes de sa validation en interne (employés, managers, services juridiques), sans oublier la signature par les fournisseurs, les artistes et les autres parties prenantes.
Contexte
Itaú Cultural est une fondation artistique à but non lucratif située à São Paulo, au Brésil. Fondée en 1987 par Itaú Bank, elle vise à promouvoir la culture brésilienne par l’organisation d’événements culturels et artistiques tels que des concerts, des festivals, des expositions et des installations d’art. Itaú Cultural compte aujourd’hui environ 220 employés et planifie plus de 800 événements chaque année.
Résultats observés
- Plus de transparence, de contrôle et de rapidité pour le processus de validation des contrats juridiques
- Accélération du processus de rédaction et d’approbation des contrats : de 20-30 jours à 1-2 jours
- Application disponible sur tout appareil et en tout lieu
- Centralisation des données et facilité d’accès à l’information