Ipsen améliore ses processus de validation des achats

Les défis d’Ipsen

Ipsen était récemment passée d’IBM Notes à G Suite pour sa messagerie interne, dans le but de commencer à utiliser des solutions SaaS afin de profiter d’un maximum de capacités d’adaptation et de contrôle des coûts. Bien que l’entreprise ait recours à SAP pour son système ERP, il lui restait un processus métier essentiel encore très manuel : celui de l’approbation des investissements financiers. Les requêtes étaient ainsi transmises d’un site à l’autre par fax ou e-mail, et chaque validation pouvait prendre jusqu’à trois semaines. Dès lors qu’Ipsen a commencé à utiliser G Suite, l’addition de fonctionnalités de workflow s’est imposée comme la prochaine étape logique.

Les solutions proposées par RunMyProcess

Le groupe pharmaceutique a choisi RunMyProcess pour sa plateforme cloud native et low-code RunMyProcess DigitalSuite. Elle s’est appuyée sur cet outil pour mettre au point un processus destiné à faciliter la création de requêtes : il suffit désormais que les employés remplissent le formulaire adéquat et y attachent toute pièce justificative nécessaire. Le système envoie alors automatiquement la requête aux responsables chargés de l’approuver grâce à un ensemble de critères prédéfinis. Une fois validée, la requête est archivée avec les pièces fournies. Disponible sur tout type d’appareil, la solution est sécurisée par une intégration en profondeur de G Suite assurant l’authentification des utilisateurs finaux, qui n’ont ainsi pas à gérer de nouveaux mots de passe.

Résultats observés

• Réduction drastique des délais d’approbation : de deux semaines à deux jours
• Application simple à utiliser ne nécessitant aucune formation
• Application largement adoptée et appréciée par ses utilisateurs chez Ipsen
• Capacité à bénéficier d’offres de biens et services valables sur une courte période de temps