Ipsen – Étude de cas | Fujitsu RunMyProcess

Ipsen améliore ses processus de validation des achats

Le groupe pharmaceutique Ipsen a transformé son workflow d’approbation des investissements financiers à l’aide de Google Apps pour l’accélérer considérablement. S’étalant auparavant sur deux semaines, il est désormais complété en deux jours.

Les défis d’Ipsen

Ipsen était récemment passée d’IBM Notes à G Suite pour sa messagerie interne, dans le but de commencer à utiliser des solutions SaaS afin de profiter d’un maximum de capacités d’adaptation et de contrôle des coûts. Bien que l’entreprise ait recours à SAP pour son système ERP, il lui restait un processus métier essentiel encore très manuel : celui de l’approbation des investissements financiers. Les requêtes étaient ainsi transmises d’un site à l’autre par fax ou e-mail, et chaque validation pouvait prendre jusqu’à trois semaines. Dès lors qu’Ipsen a commencé à utiliser G Suite, l’addition de fonctionnalités de workflow s’est imposée comme la prochaine étape logique.

Les solutions proposées par Fujitsu RunMyProcess

Le groupe pharmaceutique a choisi Fujitsu RunMyProcess pour sa plateforme cloud native et low-code RunMyProcess DigitalSuite. Elle s’est appuyée sur cet outil pour mettre au point un processus destiné à faciliter la création de requêtes : il suffit désormais que les employés remplissent le formulaire adéquat et y attachent toute pièce justificative nécessaire. Le système envoie alors automatiquement la requête aux responsables chargés de l’approuver grâce à un ensemble de critères prédéfinis. Une fois validée, la requête est archivée avec les pièces fournies. Disponible sur tout type d’appareil, la solution est sécurisée par une intégration en profondeur de G Suite assurant l’authentification des utilisateurs finaux, qui n’ont ainsi pas à gérer de nouveaux mots de passe.

Résultats observés

  • Réduction drastique des délais d’approbation : de deux semaines à deux jours
  • Application simple à utiliser ne nécessitant aucune formation
  • Application largement adoptée et appréciée par ses utilisateurs chez Ipsen
  • Capacité à bénéficier d’offres de biens et services valables sur une courte période de temps

Contexte

Spécialisé dans les produits pharmaceutiques, Ipsen est actif dans près de 50 pays et génère un chiffre d’affaires de plus de 2,2 milliards d’euros. Créé en 1929, le groupe compte aujourd’hui 5 700 employés à travers le monde.

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