L’organisation catholique FOCUS modernise ses processus pour devenir plus productive
RunMyProcess a aidé FOCUS à intégrer ses systèmes disparates en vue d’optimiser l’efficacité de ses activités missionnaires.
Les défis de FOCUS
Les voyages missionnaires jouent un rôle essentiel dans le développement et la croissance de FOCUS. Afin d’assurer la gestion de plus de 45 visites par an, FOCUS avait collaboré avec une entreprise tierce pour créer une application de workflow customisée intégrant son système de collecte de fonds, son CRM et son CMS. Mais l’outil ainsi mis au point s’est avéré peu fiable, et l’intégration des systèmes rencontrait de nombreux problèmes, ce qui menait à des pertes de données.
En outre, l’application ne fournissait aucun renseignement sur l’origine des problèmes : l’équipe de FOCUS ne pouvait donc savoir quelle partie du processus d’intégration devait être réparée.
Les étudiants souhaitant s’inscrire à des excursions missionnaires étaient confrontés à de nombreuses difficultés techniques. Ils devaient alors contacter l’équipe de FOCUS chargée de l’application pour obtenir une assistance personnelle. Après avoir comparé les produits disponibles sur le marché, FOCUS a demandé à RunMyProcess de lui créer une solution d’intégration flexible et transparente.
Les solutions proposées par RunMyProcess
L’organisation s’est appuyée sur la plateforme cloud native et low-code RunMyProcess DigitalSuite pour renforcer la stabilité du processus de saisie et d’enregistrement des données, améliorer la satisfaction des utilisateurs et gagner du temps. L’application numérique développée peut ainsi conserver l’intégralité des informations fournies afin de stabiliser le processus et d’éviter toute perte de données. Elle offre aussi une visualisation graphique très utile pour le suivi du processus à tout moment.
L’intégration complète et en temps réel de l’ensemble de ses systèmes a permis à l’équipe de FOCUS de mettre à profit les heures auparavant passées à résoudre des problèmes techniques en vue de se concentrer sur la vérification du processus d’inscription. Dès 2013, FOCUS a pu constater une amélioration de ses performances sans avoir eu à agrandir son équipe.
Contexte
FOCUS est une organisation à but non lucratif qui rassemble les étudiants catholiques des États-Unis. Fondée en 1998, FOCUS (Fellowship of Catholic University Students) propose des formations missionnaires et organise de nombreux événements et activités à travers le pays, tels que des groupes d’étude biblique hebdomadaires, des initiatives de sensibilisation communautaire ou encore des voyages religieux. En 2013, elle comptait plus de 500 employés et était représentée sur 83 campus universitaires dans 34 états.
Résultats observés
- Mise en place de workflows automatisés pour un processus d’entrée des données plus stable
- Optimisation de la productivité grâce à une intégration de bout en bout, avec une interface conviviale
- Processus opérationnels en temps réel assurant une meilleure efficacité et satisfaction des utilisateurs