Un détaillant français de produits de jardinage adopte un workflow de collecte de données et de recrutement hébergé sur le cloud, qui économise l’équivalent d’un salarié à temps plein et réduit ses risques juridiques.
Le détaillant souffrait de processus laborieux pour sa collecte de données sur les ventes et son calcul de réductions auprès des fournisseurs. Les magasins commandaient en effet directement auprès de ces derniers et, à partir d’un certain volume, avaient droit à une réduction. Or, le seul moyen de suivre ces ventes était de demander aux fournisseurs de communiquer le volume de commandes pour chaque magasin. Ce processus impliquait de nombreux allers-retours d’un fichier Excel dans lequel les chiffres devaient être entrés manuellement : un système non seulement propice aux erreurs et aux retards, mais aussi fastidieux pour les fournisseurs.
Le détaillant peinait également dans la gestion de ses ressources humaines à travers ses nombreuses branches, et notamment lors du recrutement saisonnier de main d’œuvre au printemps. L’approbation d’une nouvelle recrue devait passer par divers départements : un délai considérable avant la signature du contrat de travail. En outre, la loi française stipule que tout contrat à durée déterminée (CDD) non remis et signé dans les 48 heures suivant l’embauche sera automatiquement transformé en contrat à durée indéterminée (CDI). L’inefficacité et la lenteur du processus de recrutement exposaient donc le détaillant à des risques juridiques et financiers accrus.
À l’aide de RunMyProcess, le détaillant a décidé de créer un workflow complet pour son processus de collecte de données commerciales au moyen de G Suite et Google Docs. Un workflow automatisé a aussi été mis au point avec la plateforme cloud native RunMyProcess DigitalSuite. Chaque mois, les magasins reçoivent un e-mail contenant un lien vers un tableau Google Docs à télécharger au format Excel, à remplir, puis à réimporter via Google Docs. Les données sont ensuite vérifiées et automatiquement ajoutées aux chiffres des autres magasins. Ce nouveau processus a réduit de moitié les délais de traitement des données et des erreurs. Il a permis des économies correspondant à un temps plein et une quasi-élimination des erreurs de saisie.
Pour soulager son processus de recrutement, le détaillant a collaboré avec l’équipe de RunMyProcess en vue de créer une application de workflow automatisé. Dès qu’un candidat a été admis pour un emploi, le manager doit désormais remplir un formulaire en ligne pour lancer le processus d’approbation. Contenant toutes les informations nécessaires à la rédaction du contrat de travail, le formulaire est ensuite transmis aux départements chargés de la validation du recrutement. Toutes les parties prenantes reçoivent une notification pour assurer une approbation dans les temps impartis. Cette optimisation du processus a permis une forte diminution des erreurs et des économies considérables sur les coûts liés aux risques juridiques.
Un détaillant français de produits de jardinage comptant plus de 200 centres de jardinage à travers l’Europe occidentale et travaillant avec plus de 350 fournisseurs était à la recherche d’une solution pour simplifier ses processus de collecte de données commerciales et de recrutement.