Châteauform – Étude de cas | Fujitsu RunMyProcess

Châteauform simplifie considérablement ses tâches de gestion des dépenses

Châteauform, spécialiste de l’hôtellerie de luxe à l’international, s’est appuyé sur RunMyProcess DigitalSuite pour réduire au maximum les tâches manuelles répétitives de gestion des dépenses.

Les défis de Châteauform

Les services comptables de Châteauform avaient recours à un processus inutilement complexe pour gérer les dépenses du personnel. Toutes les dépenses étaient ainsi inscrites dans un tableau Excel, qui devait ensuite être imprimé, validé par un manager et enfin examiné par les comptables. Ces étapes manuelles prenaient un temps considérable : 10 heures par mois.

Les solutions proposées par Fujitsu RunMyProcess

En un mois seulement, Fujitsu RunMyProcess a développé une solution permettant aux employés de Châteauform de soumettre leurs dépenses en ligne pour approbation. Les données sont alors automatiquement vérifiées par l’application et envoyées au manager concerné. Ce dernier reçoit une notification par e-mail et peut ensuite valider ou refuser les dépenses. Une fois approuvée, la requête est transmise à la comptabilité pour la validation finale. Les rapports peuvent être exportés en un seul clic vers l’ERP du service de comptabilité ou vers le système de paiement des salaires au format CSV. L’application a été initialement développée sur une base Google Apps (avec authentification Google OpenID à partir de tout terminal), avant de migrer vers Office 365 dans le cadre d’une transition informatique généralisée.

Contexte

Châteauform est une chaîne hôtelière internationale qui fournit des salles de conférence et de réunion de luxe pour accueillir des événements professionnels à travers toute l’Europe. Créée à Persan, en France, la société compte à présent des employés dans toute la France ainsi qu’au Royaume-Uni, en Italie, en Espagne, en Suisse, en Belgique et en Allemagne.

« Si la gestion des dépenses prenait auparavant au moins 10 heures chaque mois, le processus est aujourd’hui quasi instantané. »
Loïc Ramos
Chef de projet, Châteauform

Résultats observés

  • Réduction de la charge administrative liée à la gestion des dépenses du personnel, passant de 10 heures par mois à un processus quasi instantané
  • Informations actualisées sur tous les employés
  • Migration très abordable de la solution vers une nouvelle plateforme cloud (de Google Apps à Office 365)

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