Enge Zusammenarbeit verbessert digitales Business von Welch Allyn

Herausforderungen für Welch Allyn

Bei Welch Allyn führte der Antrags- und Registrierungsprozess für neue Produkte zu vielen Komplikationen und erzeugte so Verwirrung und Unzufriedenheit. Die lokalen Marketingteams beantragten neue Produkte in diversen Formaten bei der US-Zentrale – jedoch nicht immer auf Grundlage eines soliden Businessplans. Den Anträgen fehlten oft spezifische lokale Anforderungen im Hinblick auf Übersetzung oder Medizinnormen. Dieses Verfahren führte zu viel Aufwand in der Registrierungsabteilung, die für die rechtlichen Aspekte und die Registrierung der neuen Produkte in den einzelnen Ländern zuständig ist. Die Registrierung dauerte zu lange, und eingereichte Produktanträge erfüllten nicht die Anforderungen des jeweiligen Landes. Welch Allyn suchte daher nach einer Anwendung, die die Einreichung der neuen Produktanträge verwalten konnte, für die internationalen Teams zugänglich und an deren genaue Anforderungen angepasst war.

Auch die Zugriffsdeaktivierung für Mitarbeiter wollte Welch Allyn ändern. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss das Unternehmen sicherstellen, dass sein Zugriff auf Systeme und Ressourcen so schnell wie möglich deaktiviert wird. Bisher wurde dieser Prozess über Lotus Notes verwaltet. Doch aufgrund wiederholter Engpässe im System brauchte Welch Allyn einen optimierten Workflow.

Die Lösung mit RunMyProcess

RunMyProcess entwickelte innerhalb einer Woche eine Anwendung für die Produktregistrierung und half Welch Allyn dabei, einen optimierten Workflow für die Einreichung von Produktanträgen zu erarbeiten. Für die Marketingteams gibt es nun ein offizielles Verfahren mit Formularen und Dokumenten, die vor der Einreichung eines Antrags in der Registrierungsabteilung ausgefüllt und freigegeben werden müssen. Das minimiert die Anzahl unberechtigter Anträge. Die Lösung integriert G Suite, und die Nutzer können überall und mit jedem Gerät über ihr Google-Konto darauf zugreifen. Die Prozesstransparenz trug außerdem dazu bei, die Kommunikation zwischen den Marketingteams und dem Rest des Unternehmens deutlich zu verbessern.

Dank einer weiteren neuen Anwendung auf Basis von RunMyProcess DigitalSuite erfolgt die Zugriffsdeaktivierung für Mitarbeiter nun deutlich schneller, genauer und transparenter. Von HR gestellte Deaktivierungsanträge lösen automatisch Tickets und Benachrichtigungen an die zuständigen Helpdesks und Manager aus, sodass der Systemzugriff genau zum richtigen Zeitpunkt deaktiviert wird und auch weitere Unternehmensassets wie Telefone, E-Mail-Konten oder PCs berücksichtigt werden.

Der Erfolg dieser ersten Projekte motivierte Welch Allyn dazu, RunMyProcess auch in anderen Bereichen – von HR, Vertrieb und Marketing bis hin zu Einkauf, Finanzen und Logistik – auszutesten. Heute verwenden über 1.500 Mitarbeiter die RunMyProcess-DigitalSuite-Anwendungen.