Vereinfachte HR-Prozesse bei Trèves

Herausforderungen für Trèves

Trèves hatte kürzlich von Lotus Notes auf Google-Apps umgestellt, um seine Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. Dank des Wechsels zu einer Cloud-Lösung musste sich die IT-Abteilung nicht länger mit Serverwartung, Upgrade-Management und Kompatibilitätsproblemen befassen. Als Grundlage für den Schritt weg von den Lotus-Notes-Workflow-Anwendungen hatte es einer Cloud-Plattform bedurft, die zu 100 % mit Google-Apps kompatibel war. Das Unternehmen beschloss, im Rahmen einer brandneuen Workflow-Anwendung RunMyProcess DigitalSuite zu testen.

Trèves entschied sich für die Automatisierung der manuellen Freigabe von Bewerbungen. Dies war ein kritischer Workflow für das Unternehmen, da die Papierversion seinem Versprechen im Wege stand, den Anteil interner Einstellungen zu erhöhen. Das bestehende papierbasierte System war langsam und umständlich: Formulare wurden manuell weitergegeben, und fast 20 % der Bewerbungen gingen verloren. Es gab keine automatische Nachverfolgung und keinen festgelegten Prozess innerhalb des Unternehmens. Darüber hinaus hatte die Unternehmenszentrale nicht genügend Einblick in die Personalbeschaffungsprozesse der internationalen Niederlassungen.

Die Lösung mit RunMyProcess

Das IT-Team von Trèves erstellte eine brandneue Workflow-Anwendung auf Basis von RunMyProcess DigitalSuite. In enger Zusammenarbeit mit den Line-Managern wurde die Anwendung so konzipiert, dass das neue Tool den Managern die erforderliche Flexibilität bot. Die Lösung umfasste Formulare zur Beantragung neuer Stellen, die anhand des neuen Workflows verschiedene Schritte des Freigabeprozesses durchliefen. Nach der finalen Freigabe wurde die neue Stelle in eine Google-Tabelle eingefügt. Die Lösung wurde zuerst in Frankreich und mit dem Start der Google-Apps-Bereitstellung im Januar 2011 dann auch in den internationalen Niederlassungen eingeführt.