Semana Económica verbessert den Prozess bis zur Veröffentlichung von Artikeln deutlich

Herausforderungen für Semana Económica

Aufgrund steigender Neueinstellungen hatte Semana Económica Schwierigkeiten, ihren Veröffentlichungszyklus zu verwalten und die strengen Fristen einzuhalten, ohne dabei Einbußen bei der hohen Qualität ihres Contents hinzunehmen.

Sämtliche Schritte des Veröffentlichungsprozesses liefen manuell ab – von der Überprüfung bis hin zum Lektorat via Microsoft Word. Dieser ineffiziente Prozess sorgte für Verwirrung, da es für dasselbe Dokument zahlreiche Versionen gab und es nicht offensichtlich war, welche die finale war. Auch Bilder wurden einzeln geteilt, was das Prozessmanagement noch umständlicher machte. Eine weitere Herausforderung war die fehlende Möglichkeit, auf alle Artikeldateien an einem zentralen Ort zuzugreifen. Zudem gab es Engpässe aufgrund fehlender Prozesstransparenz und Bestätigungserinnerungen. So mussten die Lektoren oft warten, bis der Überprüfer seine Arbeit abgeschlossen hatte, ohne jedoch den aktuellen Status einsehen zu können.

2013 wandte sich Semana Económica auf ihrer Suche nach einer automatisierten Lösung an Cloudware360, Perus führenden Google-Apps-Reseller. Cloudware360 empfahl aufgrund der Berichtsfunktionen und der Möglichkeit einer Google-Apps-Integration die Lösung von RunMyProcess.

Die Lösung mit RunMyProcess

RunMyProcess DigitalSuite ermöglichte es Semana Económica, ihren Workflow zur Artikelveröffentlichung zu automatisieren und so ihre Prozessgeschwindigkeit und -transparenz zu steigern. In 11 Monaten veröffentlichte Semana Económica 36 Magazinausgaben mit über 50 Artikeln pro Magazin. Der neue Prozess sorgte für mehr Effizienz und sparte bei der Überprüfung und Überarbeitung der Artikel über 200 Stunden pro Woche ein. Dank der automatisierten Lösung kennt das Magazinteam nun den genauen Status jedes eingereichten Artikels und kann dadurch Engpässe vermeiden.

Das Team war sehr zufrieden mit der Anwendung, da sie die Verwaltung und Überprüfung der Artikel vereinfachte. Das Unternehmen schätzte zudem die Integration mit Google-Apps, da so ein einfacher und sicherer Zugriff auf die Anwendung gewährleistet werden konnte und alle Dokumente am selben Ort gespeichert wurden. Die Integration mit Google-Apps half bei der Verwaltung der Zugriffsrechte der verschiedenen Teilnehmer und der Versionshistorie der Artikel.

Das Team hat jetzt Zugriff auf umfassende Berichte zum Veröffentlichungszyklus und kann jederzeit einsehen, welche Artikel gerade freigegeben oder überarbeitet werden und welche bereits veröffentlicht wurden. Die erzeugten Berichte enthielten auch eine Überarbeitungs- und Kommentarhistorie der Artikel für einen optimalen Überblick über alle Änderungen. Dadurch konnte das Team wiederholt auftretende problematische Muster erkennen und Effizienzmetriken erfassen.

Semana Económica erweiterte die Anwendung bereits um den Veröffentlichungsprozess des neuen Magazins Perú Economico, das alle zwei Monate erscheint. Semana Económica arbeitet gemeinsam mit Cloudware360 an der Weiterentwicklung der Anwendung und fügt kontinuierlich neue Funktionen und Funktionalitäten hinzu.