Herausforderungen für Itaú Cultural
Itaú Cultural musste mehr als 1.200 rechtsgültige Verträge für den künstlerischen und geschäftlichen Betrieb des Ibirapuera-Auditoriums aufsetzen und verwalten. Das dezentralisierte System und die mangelnde Kontrolle über die Daten, die Mitarbeiter in E-Mails und persönlichen Ordnern auf dem Unternehmensserver gespeicherten hatten, erschwerten das Vertragsmanagement zusätzlich. Deshalb waren Dokumente und Informationen nur schwer zugänglich – besonders nach dem Weggang eines Mitarbeiters.
Itaú Cultural benötigte eine kostengünstige, flexible und benutzerfreundliche Workflow-Anwendung, um zum einen das Vertragsmanagement zu verbessern und zum anderen als Teil der Itaú Unibanco den strengen Datensicherheitsanforderungen gerecht zu werden.
Die Lösung mit Fujitsu RunMyProcess
Itaú Cultural wandte sich an Dedalus, einen führenden Reseller für Cloud-Lösungen in Brasilien, der aufgrund der Anpassungsfähigkeit und Flexibilität Fujitsu RunMyProcess empfahl.
Nach einer Schulung mit Dedalus und mit deren Unterstützung konnte Daniel Lourenço, Legal Analyst bei Itaú Cultural, eine Vertragsmanagement- und Archivierungslösung erstellen. Die Anwendung deckte den gesamten Prozess von der Vertragserstellung über die internen Bestätigungsschritte (Mitarbeiter, Manager, Rechtsabteilung) bis hin zur Archivierung und anschließenden Vertragsunterzeichnung durch die anderen Parteien wie Lieferanten, Künstler etc. ab.