Itaú Cultural verbessert erfolgreich den Bestätigungsprozess für Verträge
Das brasilianische Kulturinstitut Itaú Cultural gewinnt mehr Transparenz, Kontrolle und Geschwindigkeit im Vertragsmanagement.
Herausforderungen für Itaú Cultural
Itaú Cultural musste mehr als 1.200 rechtsgültige Verträge für den künstlerischen und geschäftlichen Betrieb des Ibirapuera-Auditoriums aufsetzen und verwalten. Das dezentralisierte System und die mangelnde Kontrolle über die Daten, die Mitarbeiter in E-Mails und persönlichen Ordnern auf dem Unternehmensserver gespeicherten hatten, erschwerten das Vertragsmanagement zusätzlich. Deshalb waren Dokumente und Informationen nur schwer zugänglich – besonders nach dem Weggang eines Mitarbeiters.
Itaú Cultural benötigte eine kostengünstige, flexible und benutzerfreundliche Workflow-Anwendung, um zum einen das Vertragsmanagement zu verbessern und zum anderen als Teil der Itaú Unibanco den strengen Datensicherheitsanforderungen gerecht zu werden.
Die Lösung mit Fujitsu RunMyProcess
Itaú Cultural wandte sich an Dedalus, einen führenden Reseller für Cloud-Lösungen in Brasilien, der aufgrund der Anpassungsfähigkeit und Flexibilität Fujitsu RunMyProcess empfahl.
Nach einer Schulung mit Dedalus und mit deren Unterstützung konnte Daniel Lourenço, Legal Analyst bei Itaú Cultural, eine Vertragsmanagement- und Archivierungslösung erstellen. Die Anwendung deckte den gesamten Prozess von der Vertragserstellung über die internen Bestätigungsschritte (Mitarbeiter, Manager, Rechtsabteilung) bis hin zur Archivierung und anschließenden Vertragsunterzeichnung durch die anderen Parteien wie Lieferanten, Künstler etc. ab.
Hintergrund
Itaú Cultural ist eine gemeinnützige Kunststiftung in São Paulo, Brasilien. Sie wurde 1987 von der Itaú Unibanco gegründet mit dem Ziel, die brasilianische Kultur durch die Organisation von Kultur- und Kunstveranstaltungen wie Konzerten, Festivals, Ausstellungen und Installationen zu fördern. Heute beschäftigt Itaú Cultural rund 220 Mitarbeiter und organisiert jährlich über 800 Veranstaltungen.
„Das Bearbeiten und Bestätigen eines Vertrags dauerte früher 20-30 Tage. Jetzt dauert es nur noch einen oder zwei.“
Ergebnisse bei Itaú Cultural
- Verbesserte Transparenz, Kontrolle und Geschwindigkeit des Bestätigungsprozesses rechtsgültiger Verträge
- Verkürzung der Vertragsbearbeitung und -bestätigung von 20-30 Tagen auf 1-2 Tage
- Anwendung überall und auf jedem Gerät verfügbar
- Zentralisierte und leicht auffindbare Daten