Ipsen verbessert Bestellanforderungsprozesse

Herausforderungen für Ipsen

Ipsen war für die interne Kommunikation von IBM Notes zu G Suite gewechselt, da sich das Unternehmen von SaaS-basierten Lösungen mehr Anpassungsfähigkeit und Kostenkontrolle versprach. Obwohl das Unternehmen SAP als ERP-System nutzte, lief ein wichtiger Geschäftsprozess nach wie vor hauptsächlich manuell ab: der Freigabe-Workflow für Finanzinvestitionen. Bestellanforderungen wurden zur Freigabe per Fax oder E-Mail von einem Standort zum anderen geschickt, und ihre Freigabe dauerte bis zu drei Wochen. Nach der Umstellung auf G Suite war es der logische nächste Schritt, auch die Workflow-Funktionalität umzustellen.

Die Lösung mit RunMyProcess

Das Pharmaunternehmen setzte auf eine Lösung auf Basis der Cloud-basierte Low-Code-Plattform RunMyProcess DigitalSuite. Auf dieser Plattform wurde ein Workflow implementiert, mit dem das Personal von Ipsen Bestellanforderungen einfach durch Ausfüllen des entsprechenden Formulars erstellen und die erforderlichen Dokumente anhängen kann. Das System für diesen Prozess leitet basierend auf vordefinierten Kriterien die Anforderung automatisch an die richtigen Personen weiter und archiviert freigegebene Anforderungen und Dateianhänge. Die Lösung ist sicher, auf jedem Gerät verfügbar und nutzt eine enge G Suite-Integration für die Authentifizierung, damit Endnutzer keine zusätzlichen Passwörter verwalten müssen.

Ergebnisse bei Ipsen

• Drastische Reduzierung der Freigabezeit von zwei Wochen auf nur zwei Tage
• Kein Schulungsbedarf dank der einfachen Bedienung der Anwendung
• Flächendeckende Annahme der Anwendung durch alle Nutzer bei Ipsen
• Sofortige Verfügbarkeit von zeitkritischen Angebote für Waren und Dienstleistungen