Fellowship of Catholic University Students (FOCUS) steigert Produktivität durch innovative Business-Prozesse

Herausforderungen für FOCUS

Missionsreisen spielen eine zentrale Rolle für die Weiterentwicklung und das Wachstum von FOCUS. Um ihre mehr als 45 Reisen pro Jahr zu verwalten, hatte FOCUS mit einem externen Unternehmen an der Erstellung einer maßgeschneiderten Workflow-Anwendung gearbeitet, die das Spendenverwaltungssystem, das CRM und das CMS des Unternehmens integrierte. Doch die entwickelte Anwendung war nicht immer zuverlässig, und die Integration zwischen den Systemen funktionierte oft nicht, sodass immer wieder Daten verloren gingen.

Außerdem war in der Anwendung nicht zu erkennen, an welcher Stelle der Integrationsprozess versagte, sodass das FOCUS-Team das Problem nicht beheben konnte.

Das Ergebnis war, dass Studenten, die sich für Missionsreisen bewarben, während des Bewerbungsprozesses auf technische Probleme stießen. Sie mussten dann das FOCUS-Bewerbungsteam direkt kontaktieren und um Unterstützung bitten. Nach einem Vergleich bestehender Lösungen wandte sich FOCUS an Fujitsu RunMyProcess mit der Bitte um eine flexible und transparente Integrationslösung.

Die Lösung mit RunMyProcess

Mithilfe der Cloud-nativen Low-Code-Plattform RunMyProcess DigitalSuite verbesserte FOCUS die Stabilität des Dateneingabeprozesses und konnte so die Nutzerzufriedenheit steigern und Zeit sparen. Die digitale Anwendung umfasst ein komplettes Verzeichnis der eingegebenen Informationen, stabilisiert den Prozess und stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen. Die grafische Schnittstelle der Anwendung macht den Prozess außerdem jederzeit nachverfolgbar.

Da die Anwendung eine perfekte Echtzeitintegration zwischen allen Systemen bereitstellt, muss das FOCUS-Team nicht mehr stundenlang technische Probleme lösen und hat mehr Zeit für die Überprüfung des Anmeldeprozesses. So konnte das FOCUS-Team im Jahr 2013 mit derselben Teamstärke eine bessere Performance erzielen.