Einzelhändler im Bereich Gartenbau Fallstudie | Fujitsu RunMyProcess

Einzelhändler im Bereich Gartenbau verbessert Business-Effizienz mit Cloud-basierten Lösungen

Ein französischer Einzelhändler im Bereich Gartenbau wechselt zu einem Cloud-basierten Workflow zur Datenerfassung und Personalbeschaffung, der die Arbeitszeit einer Vollzeitstelle einspart und rechtliche Risiken senkt.

Herausforderungen für den Einzelhändler im Bereich Gartenbau

Die Erfassung von Verkaufsdaten und die Berechnung von Lieferantenrabatten war für den französischen Händler sehr mühsam. Die einzelnen Filialen bestellten direkt von den Lieferanten, und ab einem bestimmten Bestellumfang hatte der Händler Anspruch auf Rabatte. Doch die einzige Möglichkeit, die Käufe nachzuverfolgen, war ein Reporting pro Filiale durch die Lieferanten. Dazu wurde eine Excel-Liste per E-Mail hin- und hergeschickt, die Ergebnisse wurden manuell zusammengeführt. Das war fehleranfällig, verursachte Verzögerungen und war für die Lieferanten sehr lästig.

Eine weitere Herausforderung stellte die Personalverwaltung in den zahlreichen Filialen des Einzelhändlers dar – besonders die Einstellung vieler saisonaler Aushilfskräfte im Frühling. An der Freigabe eines neuen Mitarbeiters waren viele verschiedene Abteilungen beteiligt und es dauerte lange, bis der neue Mitarbeiter endlich seinen Arbeitsvertrag unterzeichnen konnte. Darüber hinaus schreibt das französische Recht vor, dass – wenn Aushilfskräfte ihren Vertrag nicht innerhalb von 48 Stunden nach Antritt ihrer neuen Stelle erhalten und unterzeichnen – sich der Vertrag automatisch in einen unbefristeten Vertrag umwandelt. Somit brachte der ineffiziente und zeitaufwändige Personalbeschaffungsprozess des Einzelhändlers auch erhöhte rechtliche und finanzielle Risiken mit sich.

Die Lösung mit Fujitsu RunMyProcess

Der Einzelhändler entschied sich dafür, mithilfe von Fujitsu RunMyProcess für die Verkaufsdatenerfassung einen Online-Workflow über G Suite und Google Docs zu erstellen. Das Ergebnis war ein automatisierter Workflow auf Basis der Cloud-nativen Plattform RunMyProcess DigitalSuite. Jeden Monat erhalten die Filialen nun eine E-Mail mit einem Link zu einer Tabellenkalkulation in Google Docs, die als Excel-Datei heruntergeladen, ausgefüllt und wieder in Google Docs hochgeladen wird. Sie wird dann überprüft und automatisch mit den Zahlen der anderen Filialen zusammengeführt. Durch diesen neuen Workflow halbierte sich der Zeitaufwand für die Datenverarbeitung und Fehlerbehebung, was in etwa eine ganze Vollzeitstelle einsparte und Dateneingabefehler quasi komplett beseitigte.

Für die Verwaltung des Personalbeschaffungsprozesses erstellte der Einzelhändler im Bereich Gartenbau gemeinsam mit dem Team von Fujitsu RunMyProcess eine automatisierte Workflow-Anwendung. Sobald ein Filialleiter einem Kandidaten eine Stelle angeboten hat, füllt er ein Online-Formular aus, das den Freigabeprozess startet. Das Online-Formular enthält alle erforderlichen Informationen zur Erstellung des Arbeitsvertrags und wird automatisch an die entsprechenden Abteilungen zur Freigabe weitergeleitet. Alle betroffenen Personen werden umgehend benachrichtigt, um die rechtzeitige Freigabe des Formulars sicherzustellen. Der verbesserte Workflow hat die Anzahl von Fehlern deutlich gesenkt und erhebliche Kosteneinsparungen aufgrund geringerer rechtlicher Risiken bewirkt.

Ergebnisse beim Einzelhändler im Bereich Gartenbau

  • Komplette Prozesstransparenz dank neuer Workflows
  • Zeit für Datenverarbeitung und Fehlerbehebung halbiert
  • Drastische Kostensenkung durch geringere rechtliche Risiken
  • Rechtzeitige Aufgabenerfüllung dank automatisch ausgelöster Erinnerungen

Hintergrund

Eine französische Einzelhandelskette im Bereich Gartenbau mit über 200 Gartencentern in Westeuropa und über 350 Lieferanten suchte eine Lösung, um ihre Verkaufsdatenerfassung und Personalbeschaffung zu vereinfachen.

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