Châteauform minimiert den Aufwand für das Ausgabenmanagement drastisch
Der auf das Premium-Segment spezialisierte, internationale Veranstalter von Tagungen und Seminaren Châteauform konnte mit RunMyProcess DigitalSuite sich wiederholende manuelle Aufgaben im Ausgabenmanagement auf ein absolutes Minimum reduzieren.
Herausforderungen für Châteauform
Der Prozess für die Verwaltung der Personalausgaben in der Buchhaltung von Châteauform war sehr langwierig. Unter anderem wurden alle Ausgaben in eine Excel-Tabelle eingetragen, die dann ausgedruckt, von einem Manager genehmigt und schließlich von Buchhaltern überprüft werden musste. Diese manuellen Schritte waren extrem zeitaufwändig und beanspruchten pro Monat rund 10 Stunden.
Die Lösung mit RunMyProcess
RunMyProcess entwickelte in nur einem Monat eine Lösung für Châteauform, mit der die Mitarbeiter Ausgaben online eingeben können. Die jeweiligen Daten werden dann von der Anwendung überprüft und an den zuständigen Manager weitergeleitet, der eine E-Mail-Benachrichtigung erhält und die Ausgabe entweder genehmigen oder ablehnen kann. Bei Genehmigung wird die Anfrage zur Bestätigung an die Buchhaltung gesendet. Dort können mit nur einem Klick Berichte in das ERP-System der Buchhaltung oder in eine .csv-Datei für die Gehaltszahlungen exportiert werden. Die Anwendung wurde ursprünglich auf Basis von Google-Apps (mit der ortsunabhängigen Google-OpenID-Authentifizierung) entwickelt und später als Teil einer umfassenden Neuausrichtung der IT zu Office 365 migriert.
Hintergrund
Châteauform ist ein internationaler Tagungsveranstalter, der europaweit luxuriöse Tagungshäuser und Seminarräume für Firmenevents bereitstellt. Das Unternehmen wurde ursprünglich in Persan, Frankreich, gegründet und beschäftigt mittlerweile Mitarbeiter in Großbritannien, Frankreich, Italien, Spanien, der Schweiz, Belgien und Deutschland.
„Früher beanspruchte das Ausgabenmanagement mindestens 10 Stunden pro Monat. Jetzt läuft der Prozess praktisch unmittelbar ab.“
Ergebnisse bei Châteauform
- Senkung des Verwaltungsaufwands für Personalausgaben von 10 Stunden pro Monat auf nahezu Null
- Aktuelle Informationen zu allen Mitarbeitern
- Sehr kostengünstige Lösungsmigration auf neue Cloud (von Google-Apps zu Office 365)