Un nouveau processus d’installation et de développement de contrats de vente permet à la société de grossir son équipe de ventes

N’importe quel nouvel outil permettant de réduire les coûts et de faire des économies est génial, mais c’est encore mieux si en parallèle, vous pouvez accroître votre activité ! C’est exactement ce que la société Poolsure a découvert lorsqu’elle a utilisé RunMyProcess pour mettre en œuvre un nouveau processus de gestion de l’installation et de création de contrats de vente.

L’étude de cas suivante est tirée du Livre blanc « The last mile of business automation ». Découvrez ici les défis auxquels sont confrontées les sociétés d’aujourd’hui, ainsi que les technologies Cloud comme RunMyProcess qui les aident à trouver des solutions.

Défi

La lenteur de réalisation des contrats client freinait la croissance de Poolsure, distributeur américain de systèmes de contrôle de piscines installées dans des hôtels, des clubs et des résidences. Poolsure propose un contrat d’abonnement avec paiement à l’utilisation qui inclut la fourniture des produits chimiques et du programmateur qui les diffuse dans l’eau de la piscine selon les besoins. Ce système se révèle populaire auprès des équipes chargées de l’entretien des bâtiments qui devaient auparavant se fier à leur propre initiative pour s’approvisionner en produits chimiques et les ajouter à la piscine. Cependant, les nouvelles ventes étaient bloquées dans une impasse de l’administration, chaque contrat traité manuellement entraînant une série de processus manuels supplémentaires. La société Poolsure savait qu’elle devait résoudre ce cauchemar administratif pour pouvoir exploiter la totalité de son potentiel.

Solution

En six semaines seulement, Poolsure a créé un workflow dans RunMyProcess qui permet de libérer de nombreuses heures d'activités administratives. Il automatise les étapes autrefois manuelles entre la conclusion d’un marché dans Zoho CRM et la création d’un contrat dans Google Docs, puis génère des courriels pour lancer les actions de suivi, qui sont coordonnées et tracées dans une page Web Google Sites. Alors qu’auparavant un administrateur devait créer manuellement chaque contrat, tâche qui prenait entre 30 et 40 minutes, maintenant les données sont automatiquement transférées de Zoho CRM vers Google Apps.

Une fois le contrat rempli, le système crée automatiquement des ordres de travaux pour l’installation et la mise en route du service, ainsi que la création de tâches pour la saisie des clients dans la base de données comptables et personnalisées. Bientôt, ce processus sera également totalement intégré à RMP, afin qu’aucune opération manuelle ne soit nécessaire.

Avantages

Contrairement à sa première estimation qui envisageait d’avoir recours à un administrateur supplémentaire pour tous les 3 ou 4 nouveaux membres du personnel des ventes, Poolsure n’a pas eu besoin d’ajouter de ressource administrative du tout, bien qu’elle ait fait passer son équipe des ventes de 4 à 12. « En utilisant RunMyProcess, nous avons été en mesure de passer rapidement d’un mode de croissance très lent à un mode de croissance rapide sans devoir ajouter aucun personnel administratif supplémentaire, » a déclaré Alain Falik, directeur financier de Poolsure.

Tout en supprimant l’impasse administrative, le processus en ligne automatisé a apporté au personnel sur le terrain et à l’équipe de direction de Poolsure une meilleure visibilité dans toute l’organisation. Alors qu’auparavant, ils ne recevaient qu’un seul rapport hebdomadaire, les informations sont maintenant acheminées en temps réel, réduisant les temps d’installation et améliorant la satisfaction de la clientèle.

Poolsure peut ainsi garantir la précision de ses services et modifier facilement le workflow pour améliorer l’efficacité. « Nous savions que nous avions des processus interminables, cependant il nous était difficile, en tant qu’équipe de direction, d’identifier l’emplacement des blocages,” a déclaré A. Falik. « Avec RMP, nous avons pu non seulement les localiser, mais également modifier rapidement nos processus pour simplifier davantage la création des nouveaux clients. »

Comment ça marche?

Ce projet inclut l’intégration des applications suivantes : Zoho CRM, Microsoft Dynamics GP, Box.net, Google Apps, Internal DB

Ci-dessous figure la description de ce qui se passe dans chacun des workflows utilisés par Poolsure.

Création d’un contrat de vente :
- Le contrat est généré automatiquement à partir des données extraites de Zoho CRM
- Les informations du contrat sont envoyées au vendeur
- Ensuite, elles sont envoyées au responsable pour validation
- Une fois le contrat validé, il est envoyé aux opérations et le processus d’installation est lancé
- Les documents sont stockés au format PDF sur Box.net

Processus de validation

- Une fois le contrat validé, un projet de service est créé dans Microsoft GP (l’intégration à GP a lieu à l’étape suivante)
- Le responsable des opérations effectue une enquête et met à jour la liste des équipements
- Un numéro de compte est créé et le formulaire d’expédition est généré
Deux choses se produisent ensuite :
- La production construit l’équipement et un numéro de suivi est envoyé par courriel au responsable de zone
- L’avis d’installation est configuré dans une base de données personnalisée interne, s’il n’est pas achevé en 2 jours, un courriel est envoyé au responsable
Une fois l’opération terminée :
- Un courriel est envoyé au vendeur l’informant que le projet est achevé et que la facturation a été automatiquement initialisée
- Au bout de 5 jours, un avis de suivi est envoyé au responsable de la production.

runMyProcess

Un nouveau processus d’installation et de développement de contrats de vente permet à la société de grossir son équipe de ventes